Inkopen
Wij helpen bij de begeleiding van aanbestedingstrajecten, van het opstellen van een strategie, tot de uiteindelijke implementatie en monitoring achteraf.
Onze aanpak in drie stappen:
Fase 1
(sourcings) strategie
Fase 2
sourcing / aanbesteding
Fase 3
Contract- implementatie en borging
De eerste fase valt in enkele delen uiteen. Het begint met het opstellen van een strategie. Een samengesteld projectteam stelt de scope en inkoopprocedure op. In deze fase maken we ook een marktscan met een overzicht van de belangrijke spelers, innovaties en risico’s. Dit deel wordt afgesloten met het gereed maken van de aanbestedingsdocumenten: kort, duidelijk en uitnodigend.
Hierna volgt een belangrijke fase in de aanbesteding: de marktbenadering. Leveranciers worden op de hoogte gebracht van de inkoopbehoefte. Er is gelegenheid voor overleg. Vervolgens gaan we samen offertes beoordelen en wegen. Hieruit volgt de keuze voor een nieuwe contractpartner.
Als het contract eenmaal is getekend, zijn we nog niet klaar. Nu volgt het proces van implementatie. In overleg verdelen we de rollen. Wij haken tenminste aan bij het eerste evaluatiegesprek en controleren de eerste managementrapportage en factuur. Niet alleen de aanbesteding/tender zelf begeleiden we dus, maar ook de borging achteraf. Zo kunnen we samen garanderen dat wat is afgesproken ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd.
Fase 1
(sourcings) strategie
Het begint met het opstellen van een strategie. Onderdeel daarvan is , de samenstelling van een projectteam de scope en vaststellen van de inkoopprocedure. Een vast onderdeel van onze strategie is een gedegen marktscan: wie zijn de grote spelers, hoeveel kleine zijn er, welke innovaties zijn er, welke risico’s loop je, etc.
De fase wordt afgesloten met het gereed maken van de aanbestedingsdocumenten. Deze documenten zijn kort, duidelijk en uitnodigend.
Fase 2
SOURCING / AANBESTEDING
Het moment is daar… leveranciers worden op de hoogte gesteld over de inkoopbehoefte. In deze fase ga je de interactie aan met de markt aan en geven leveranciers de ruimte om vragen te stellen. Dat kan bijvoorbeeld ook tijdens een (online) bijeenkomst.
Dan gaan jullie de offertes beoordelen. Wij faciliteren jullie in dit proces. Hier volgt de keuze voor een nieuwe contractpartner uit voor jullie. #spannend #leukefase
Fase 3
CONTRACT- IMPLEMENTATIE EN BORGING
Mijlpaal: Het contract is binnen. We gaan jullie helpen bij de implementatie. We spreken samen af welke rol wij hierin nemen en welke rol jullie oppakken. We haken ten minste aan bij het eerste evaluatiegesprek en controleren de eerste managementrapportage en factuur. We vinden het zonde als aanbestedingsdocumenten in de praktijk geen waarde meer hebben en zorgen voor borging van de gemaakte afspraken. #zorgvuldig
